Le forme dell'atto notarile

Che cos'è un atto notarile

Per atto notarile si intende qualsiasi atto formato, ricevuto, autenticato o certificato dal Notaio nell'esercizio della funzione pubblica che gli è attribuita dalla legge.

L'atto notarile non coincide quindi con il solo atto pubblico.

In alcuni casi il Notaio riceve direttamente la volontà delle parti nella forma dell'atto pubblico; in altri autentica una scrittura privata predisposta dalle parti; in altri ancora esercita funzioni certificative, verbalizzanti o autorizzative che l'ordinamento gli attribuisce.

L'elemento comune non è la forma del documento, ma l'intervento del Notaio quale pubblico ufficiale chiamato a garantire la certezza dei rapporti giuridici.

L'atto pubblico

L'atto pubblico rappresenta la forma più solenne prevista dal nostro ordinamento.

È il Notaio che riceve personalmente le dichiarazioni delle parti, interpreta la loro volontà, redige l'atto, ne verifica la piena comprensione e lo sottoscrive insieme ai comparenti.

L'atto pubblico fa piena prova, fino a querela di falso, dei fatti che il Notaio attesta essere avvenuti in sua presenza, quali l'identità delle parti, la data dell'atto, la loro presenza davanti al pubblico ufficiale e le dichiarazioni da esse rese.

Per la particolare rilevanza degli interessi coinvolti, la legge richiede l'atto pubblico per numerosi negozi giuridici, tra i quali le donazioni, le convenzioni matrimoniali, i patti di famiglia, gli atti costitutivi delle società di capitali e molte altre fattispecie.

La scrittura privata autenticata

La scrittura privata autenticata costituisce un'altra importante forma dell'attività notarile.

In questo caso il contenuto dell'atto appartiene alle parti, mentre il Notaio ne autentica le sottoscrizioni dopo avere svolto tutte le verifiche richieste dalla legge.

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, la differenza tra atto pubblico e scrittura privata autenticata riguarda principalmente la forma prevista dall'ordinamento e gli effetti giuridici che da essa derivano.

Non cambia, invece, la funzione del Notaio.

Anche nella scrittura privata autenticata il Notaio è tenuto a verificare la legalità dell'operazione, l'identità e la capacità delle parti, la loro legittimazione, la conformità dell'atto all'ordinamento e a prestare la medesima attività di consulenza e di consiglio che caratterizza l'atto pubblico.

I doveri professionali del Notaio e le responsabilità che ne conseguono non dipendono quindi dalla forma dell'atto, ma dalla funzione pubblica esercitata.

La scelta tra atto pubblico e scrittura privata autenticata non rappresenta un diverso livello di tutela per il cittadino. È il legislatore che stabilisce, caso per caso, quale forma sia necessaria o sufficiente per il negozio giuridico che le parti intendono concludere.

La scrittura privata autenticata, ad esempio, si rende indispensabile quando più firme sono raccolte in tempi e luoghi diversi.

Le altre attività del Notaio

L'attività notarile non si esaurisce nella ricezione degli atti.

La legge attribuisce al Notaio numerose altre competenze, tra le quali il rilascio di copie autentiche, l'autenticazione di firme, il rilascio di certificazioni, la verbalizzazione di assemblee societarie e molte altre attività previste dall'ordinamento.

Negli ultimi anni tali competenze si sono ulteriormente ampliate. La riforma della volontaria giurisdizione ha infatti attribuito ai notai importanti poteri autorizzativi in materia di atti riguardanti minori, incapaci, beneficiari di amministrazione di sostegno e successioni, con l'obiettivo di semplificare i procedimenti e offrire ai cittadini un servizio più rapido, mantenendo il controllo finale dell'autorità giudiziaria nei casi previsti dalla legge.

Anche nello svolgimento di queste funzioni il Notaio è tenuto agli stessi principi di indipendenza, imparzialità, controllo di legalità e tutela preventiva che caratterizzano tutta la sua attività.

Perché la legge prevede forme diverse

Le diverse forme dell'atto notarile non rappresentano un formalismo né una complicazione burocratica.

Ogni forma è stata scelta dal legislatore in funzione della natura dell'atto e delle garanzie ritenute necessarie per tutelare gli interessi coinvolti.

In alcuni casi è indispensabile che il Notaio riceva direttamente la volontà delle parti mediante atto pubblico; in altri è sufficiente l'autenticazione della scrittura privata; in altri ancora la legge gli attribuisce specifiche funzioni certificative, verbalizzanti o autorizzative.

La forma dell'atto costituisce quindi uno strumento di tutela del cittadino e della certezza dei rapporti giuridici, mentre la funzione del Notaio rimane sempre la stessa.

La conservazione degli atti notarili

Una delle caratteristiche più importanti dell'attività notarile è la conservazione degli atti nel tempo.

Il Notaio ha l'obbligo di custodire gli originali degli atti ricevuti secondo le modalità stabilite dalla legge. Quando cessa dall'esercizio della professione, tutti gli atti vengono depositati presso l'Archivio Notarile competente, che ne garantisce la conservazione e consente il rilascio di copie autentiche anche a distanza di molti anni.

Decorso il periodo previsto dalla legge, gli atti assumono anche valore storico e continuano ad essere conservati nell'ambito del patrimonio archivistico dello Stato. Essi non vengono normalmente distrutti, ma sono destinati a essere custoditi in modo permanente quale testimonianza della storia giuridica del nostro Paese.

Ciò significa che un atto notarile può essere reperito e riprodotto anche dopo moltissimi decenni, talvolta dopo oltre un secolo dalla sua stipula, consentendo di ricostruire la storia di un immobile, di una famiglia, di un'impresa o di qualsiasi altro rapporto giuridico.

Si tratta di una garanzia di straordinaria importanza, perché assicura la continuità della prova documentale attraverso le generazioni. Mentre molti documenti privati possono andare perduti, l'originale dell'atto notarile continua a essere custodito dall'ordinamento e rimane consultabile anche a grandissima distanza di tempo.

La possibilità di ottenere copie autentiche anche a distanza di molti decenni costituisce una delle garanzie più importanti offerte dal sistema notarile italiano

Conclusioni

Le forme dell'atto notarile sono diverse perché diverse sono le esigenze che l'ordinamento è chiamato a disciplinare.

Ciò che rimane immutato è la funzione del Notaio, il quale esercita sempre la medesima attività di controllo della legalità, consulenza, consiglio e tutela preventiva, indipendentemente dal fatto che riceva un atto pubblico, autentichi una scrittura privata o svolga un'altra delle funzioni che la legge gli attribuisce.

Per il cittadino la vera garanzia non consiste quindi nella forma dell'atto, ma nella presenza del Notaio quale pubblico ufficiale indipendente e imparziale, chiamato ad assicurare che ogni operazione sia conforme alla legge, idonea a realizzare il risultato perseguito e destinata a produrre effetti giuridici stabili nel tempo. Anche per questo gli atti notarili rappresentano uno dei patrimoni documentali più sicuri e durevoli del nostro ordinamento, destinati a conservare nel tempo il loro valore probatorio e la memoria dei rapporti giuridici che documentano.