Perché non posso avere subito la copia dell'atto

Questa è una delle domande che mi vengono rivolte più spesso, soprattutto da chi entra per la prima volta in uno studio notarile.

La scena è sempre la stessa.

Abbiamo appena terminato la lettura dell'atto, tutti hanno firmato e qualcuno mi chiede:

«Perfetto, adesso posso avere subito una copia autentica del rogito?»

Quando rispondo che, normalmente, sarà necessario attendere qualche giorno, vedo spesso comparire un'espressione di sorpresa.

In fondo l'atto è già stato firmato.

Che cosa manca ancora?

La risposta è semplice.

Il mio lavoro non termina con la firma.

Anzi, mi capita spesso di dire ai clienti che, quando lasciano lo Studio, una parte molto importante del mio lavoro deve ancora essere svolta.

La sottoscrizione rappresenta il momento conclusivo della stipula, ma non coincide con la conclusione dell'intero procedimento notarile.

Dopo la firma iniziano infatti una serie di attività indispensabili.

L'atto viene controllato sotto ogni profilo, completato formalmente, repertoriato, registrato presso l'Agenzia delle Entrate e, quando previsto dalla legge, trascritto nei Registri Immobiliari e volturato al Catasto.

Si tratta di adempimenti che il cliente normalmente non vede, ma che costituiscono una parte essenziale della funzione notarile e consentono all'atto di produrre pienamente i propri effetti giuridici.

Per questa ragione, nello Studio preferisco normalmente rilasciare la copia autentica definitiva dopo che il documento ha completato il proprio percorso amministrativo e sono stati eseguiti i principali adempimenti conseguenti alla stipula.

In questo modo il cliente riceve una copia completa, corredata delle attestazioni e degli elementi che documentano il corretto completamento dell'intera procedura.

Naturalmente questo non significa che il cliente rimanga privo di tutela nell'immediato.

Qualora vi sia una particolare esigenza, è possibile rilasciare una certificazione dell'avvenuta stipula o altra documentazione idonea a dimostrare che l'atto è stato regolarmente sottoscritto.

Negli ultimi anni è cambiato profondamente anche il modo di consegnare le copie degli atti.

Fino a non molto tempo fa era normale tornare in Studio dopo alcuni giorni per ritirare personalmente una copia cartacea.

Oggi, nella grande maggioranza dei casi, ciò non è più necessario.

La maggior parte delle copie autentiche viene infatti rilasciata come copia informatica, sottoscritta digitalmente dal Notaio e trasmessa direttamente all'indirizzo di posta elettronica indicato dal cliente.

Questa modalità consente di ricevere il documento comodamente a casa o in ufficio, senza ulteriori spostamenti, e di conservarlo nel proprio archivio digitale insieme agli altri documenti importanti.

Se necessario, la copia può essere stampata in qualsiasi momento, completa dei relativi allegati, oppure semplicemente conservata in formato elettronico, che oggi rappresenta spesso la soluzione più pratica e sicura.

Naturalmente, quando il cliente preferisce ricevere una copia cartacea oppure la normativa lo richiede, lo Studio continua a rilasciare anche copie su supporto analogico.

Molti immaginano che il rogito sia un documento che, una volta firmato, possa essere immediatamente fotocopiato e consegnato.

In realtà l'originale continua il proprio percorso all'interno dello Studio notarile.

Viene inserito nella raccolta degli atti, conservato secondo le modalità previste dalla legge e custodito dal Notaio, mentre le copie vengono rilasciate alle parti ogni volta che se ne presenti la necessità.

Quando ricevete la vostra copia autentica, dietro quel documento vi è già un lavoro che spesso rimane invisibile, ma che rappresenta una parte fondamentale dell'attività notarile.

È proprio questo lavoro, svolto dopo che avete lasciato lo Studio, a contribuire alla sicurezza, all'affidabilità e alla stabilità giuridica del vostro rogito.